Comment prendre des notes pour une formation de secrétaire médicale ?

On ne prend pas des notes pour une formation de secrétaire comme on le ferait pour une formation de maçon. Qui plus est pour une formation de secrétaire médicale car il y a beaucoup de terminologie. Il convient d’utiliser une méthode précise pour bien prendre tes notes, car tu en auras certes besoin pour passer ton diplôme, mais surtout après, tout au long de ta carrière.

Ce sont des formations dans lesquelles il y a beaucoup d’informations à prendre en compte. Quand je faisais ma formation, j’ai lu, je me suis formée, je me suis même abreuvée d’informations. Car aujourd’hui on est dans un monde de surinformation et pourtant cette information je l’ai laissée ressortir de ma tête comme elle est rentrée et elle n’a rien changé dans ma vie. Dans le monde d’aujourd’hui, on nous dit toujours de consommer plus, d’apprendre plus, de lire plus, avant d’écrire cet article j’ai regardé un peu sur YouTube et franchement ça devient ridicule « comment lire un livre par semaine », comment lire un livre par jour, même « comment lire 3 livres par jours » comment la personne se souvient-elle ne serait-ce que des titres ???!! on en est à un stade où on en est à se vanter qu’on lit plus que les autres, qu’on apprend plus que les autres mais finalement on ne retient pas tout ce qu’on essaie d’apprendre. Tu peux passer des heures et des heures à faire des fiches si tu ne fais rien à partir de ces fiches, si tu ne retiens rien, si tu n’essaie pas de mettre en application dans un exercice concret ce qu’y est écrit, cette fiche n’aura aucune valeur.

Je suis convaincue que l’information brute n’a plus de valeur, parce que l’information est partout : sur internet, dans les livres, sur les blogs, sur les sites, sur YouTube, dans les groupes Facebook, dans les formations. Des informations on en a à profusion et la vraie valeur n’est plus dans l’information brute mais dans ce que tu vas en faire, de ce que tu vas appliquer et de ce que tu vas retenir à long terme de ce que tu as appris. On en est arrivé à un stade où on fait un concours à celle qui passe le plus de temps sur sa formation, celle qui fait le plus de fiches, celle qui emmagasine le plus d’informations en mémoire, mais on oublie tout à long terme. Est-ce que dans 2 ans tu vas te souvenir des mots de terminologie que tu as appris par cœur aujourd’hui ????

Durant ma formation j’ai fait du bachotage (sessions de mémorisation intensives) pour retenir le maximum de termes médicaux, pourtant j’en ai oublié plein ! j’aurais pu ne pas les apprendre ça n’aurait rien changé. On oublie ce qu’on apprend, on n’a aucun moyen de retrouver l’information, on se dit « tiens ça c’est important » mais on oublie, on fait trop confiance à notre cerveau. Et on est obligé de se replonger dans ses cours car on a oublié.

Pour mémoriser on a besoin de mettre en pratique mais le problème c’est qu’on n’applique pas ce qu’on apprend : on apprend, on apprend, on apprend, il y a beaucoup d’assistantes et de secrétaires débutantes qui passent un temps fou à se former, qui sont plus calées que les meilleures secrétaires médicales mais qui ne mettent pas en pratique. On se crée une zone de confort autour de l’apprentissage. On suit une formation, on se sent bien, on est dans notre zone de confort, on se dit « c’est bien, je suis en train d’apprendre, je suis en train de progresser. Sauf que si on ne met pas en pratique ce qu’on apprend dans l’immédiat, ça n’aura servi à rien et on aura l’impression de travailler parce qu’on aura appris mais finalement la plupart des choses qu’on apprend on va l’oublier et on ne va rien faire avec ces informations qu’on aura mémorisées, donc ça n’aura servi à rien.

Tu as peut-être le fameux « « Stabilo », qui est pour moi une fausse excuse pour se rassurer dans le fait qu’on apprend. Moi je l’ai fait pendant des années, parce que je considérais que c’était la bonne manière de faire. Tu te retrouves parfois à stabiloter des pages entières de cours et soyons honnête entre toi et moi : est-ce que ça t’arrive de relire tout ce que tu as stabiloté ?? Moi ça ne m’est jamais arrivé. Durant mes formations j’ai stabiloté des dizaines et des dizaines de pages, jamais je n’ai appris ce que j’ai stabiloté. C’est juste une arme pour se donner bonne conscience : on stabilote, on se sent bien, on a l’impression d’avoir une démarche active mais finalement ça ne change rien puisqu’on ne s’approprie pas l’information, on se contente juste de surligner parce que ça fait joli et qu’on a l’impression d’avoir travaillé alors que ce n’est pas le cas.

La deuxième chose que tu fais, et là c’est déjà un petit peu mieux c’est de prendre des notes. On a soit un carnet, soit on prend des notes dans la marge et on se retrouve à noter, noter, noter. C’est un problème qu’on retrouve énormément chez les secrétaires médicales débutantes, c’est qu’on se retrouve à noter tout. Souviens-toi à l’école, moi j’ai eu des profs qui se contentaient de dicter leur cours pendant une heure, chose très utile, tu en conviendras ! Et nous on ne faisait que recopier, et finalement on sait très bien que ça ne sert à rien car lorsque tu recopies ce que quelqu’un te dicte, tu n’intègres pas l’information, tu ne la retranscris pas avec tes propres mots. Donc finalement, on se retrouve à recopier des passages entiers, à noter trop de choses, on ne sait pas comment les classer, on ne sait pas comment les retrouver non plus, on se retrouve parfois avec plusieurs carnets de notes différents parce qu’à chaque fois on abandonne un carnet, on en prend un autres, on note des tas de trucs un peu partout sur des feuilles volantes, on se retrouve à perdre un peu tout. Et dès qu’on a besoin de l’information, on ne sait plus où on l’a mise, on ne sait plus où elle est, elle est perdue dans un carnet. Donc ce n’est pas la bonne solution non plus. Je regardais tout à l’heure une vidéo sur YouTube, la personne avait une vingtaine de carnets de notes remplis ! Il avait presque plus de notes que de bouquin dans sa bibliothèque ! Et il disait « voilà maintenant j’ai toutes les informations disponibles ». D’accord, mais le jour où tu auras besoin d’une information précise pour t’aider à faire tel truc précis, comment tu vas faire pour la retrouver dans tes carnets ? tu n’as aucun système de classement. Donc c’est tout aussi bête que de se faire dicter un cours et le recopier, ça ne sert à rien.

En ce qui me concerne, je suis contre ces systèmes là mais je dois reconnaître que ce sont des systèmes que j’ai utilisés pendant des années. Pour moi il n’y avait pas d’autre système donc je surlignais, je prenais des notes, je perdais mes notes, je ne relisais pas ce que je surlignais, ça ne serait à rien ça me donnait juste l’impression d’avoir travaillé de manière utile mais en fait ça n’était pas efficace. Mais j’ai vraiment compris un truc avec les années : On fait beaucoup trop confiance à notre cerveau. Parfois on se dit « ça ne sert à rien que je prenne des notes, je vais tout retenir », alors oui bien sûr tu vas retenir des choses, je ne dis pas le contraire, mais tu vas retenir peut-être 1 ou 2 % de l’information utile. Alors que tu aurais pu retenir bien davantage et surtout appliquer concrètement.

L’idée c’est d’avoir un système qui consiste à recevoir l’information, à l’intégrer/la comprendre, à la transformer en idée concrète puis en actions. On ne va plus être un réceptacle à information, on va être une machine qui va transformer l’information en actions.

Imagine que tu puisses apprendre rapidement tout en prenant des notes, te créer une base de données personnelle, une sorte de google personnel, qui est organisée et qui permet de faire des recherches en interne pour pouvoir piocher dedans à tout moment, des idées que tu vas pouvoir transformer en actions. Imagine que tu puisses retenir le meilleur de ce que tu apprends.

Imagine retenir tout ce qui peut t’être utile et t’apporter de la valeur dans tes futurs jobs. Imagine progresser grâce à cela sereinement et conclure tes projets sans avoir l’impression de faire du surplace. Le problème qu’on a avec la formation c’est qu’on a tellement d’information qui entre et tellement peu de mise en perspective dans la vie professionnelle qu’on a l’impression de faire du surplace. On entame un module de la formation, on a l’impression que ça va changer notre vie. Et ainsi de suite à chaque module. On se drogue à l’information pour avoir l’impression d’avancer. Mais ce n’est pas l’information qui fait avancer. Il n’y a que ce que tu vas faire de cette information. Moi ce que je voudrais te proposer aujourd’hui c’est une machine qui serait une sorte d’auxiliaire de ton cerveau (faut arrêter de faire confiance à notre cerveau, on n’a pas une bonne mémoire), qui va sélectionner l’information que tu vas apprendre, conserver le meilleur de ce que tu vas apprendre, le transformer en idées concrètes et classer tout cela dans une base de données numérique dans laquelle tu vas pouvoir rechercher à tout moment pour retrouver et réutiliser ces informations.

Le but c’est que tu puisses suivre une formation et que tu notes quelques trucs qui peuvent t’être utiles (pas trop), et que 6 mois, 1 an, peut-être 10 ans après, tu te dises là je vais changer de service/structure, je vais avoir besoin de telle ou telle information, et qu’en littéralement 20 secondes, tu puisses retrouver l’information la plus pertinente de ce bouquin ou de cette formation qui tu as suivie 10 ans auparavant. Tu vas y mettre des informations précises (chiffres, terminologie avec orthographe exacte), c’est pour ça que les politiciens qui sont invités dans les débats et les interviews, ont leur petites fiches bristol avec tous les chiffres et les trucs importants, parce qu’ils passeraient pour des clowns s’ils arrivent et qu’ils disent « il y a une étude en je ne sais plus quelle année qui a prouvé qu’il y avait je ne sais plus combien de Français qui se sentaient en insécurité ». Même les politiciens qui sont des gens qui sont des gros bosseurs sont incapables de retenir toutes ces infos et ont besoins de leurs fiches bristol. Donc nous aussi il nous faut nos fiches bristol, on peut les avoir sous un format plus intelligent et plus moderne que le bristol. Ça peut également être utile dans d’autres aspects de ta vie, dans lesquels tu dois retenir des informations. Par contre il va falloir changer tes habitudes, c’est-à-dire qu’aujourd’hui tu dois sûrement avoir des habitudes en termes de prise de notes et de lecture et ces habitudes là il va falloir les remettre en cause et les modifier.

La base de l’intelligence artificielle et de toutes les choses extraordinaires qu’on a en termes d’applications comme Google, YouTube, Uber même, etc…, sont des systèmes de bases de données. Ce sont même des bases de données ultra-optimisées. On utilise à longueur de journées des bases de données d’autres  personnes mais qui a pris le temps de créer sa propre base de données personnelle ?

Sur Google on a accès à tout et n’importe quoi, avec ta base de données personnelle, tu auras le top 10 % des informations les plus utiles pour ton cas. Tu auras une base de données qui aura une valeur inestimable, un truc qu’il va falloir sécuriser, parce qu’en cas de vol, on te vole quelque chose qui a une grande valeur. C’est même un truc que tu pourrais vendre. C’est quelque chose qui va prendre de la valeur avec le temps. Tu vas consigner toutes tes notes dans un logiciel, que tu pourras utiliser pendant des années. Tu y mettras tes fiches pratiques, tu pourras les mémoriser, les utiliser au bon moment, avec des systèmes de codes couleurs, systèmes de tags pour être au centre de l’organisation de tes notes. On va voir comment classer, comment catégoriser tes notes, les catégories (terminologie, accueil, etc…).

Une secrétaire doit avoir des aptitudes de communication et le traitement de l’information est une dimension essentielle de la communication. Je t’initie au classement/archivage qui est une tâche à maîtriser en secrétariat.

Avec ce système tu vas pouvoir progresser drastiquement et obtenir de meilleurs résultats. Moi ça m’a donné une tranquillité d’esprit et une assurance, c’est-à-dire que lorsque je dois taper un courrier, je suis au point en terminologie parce que je suis sûre de moi et je sais ce qu’une assistante doit savoir, si on me pose une question je vais être capable de répondre, pas tout le temps bien sûr ! je suis un être humain et il m’arrive de bugger parfois comme tout le monde, mais je sais que dans l’ensemble je vais être capable de répondre. La confiance je ne l’ai pas obtenu par l’opération du saint esprit, mais je l’ai acquise grâce à un système de prise de notes  qui me permet d’avoir confiance dans ce que j’apprends.

Au bout de 6 mois tu auras déjà presque l’équivalent d’un bouquin dans ta base de données, au bout de quelques années tu auras un truc qui aura une valeur inestimable.

Mise en pratique

1/ Sois attentive et efforce toi de comprendre ce que tu entends/lis

2/ Ne reprends que l’essentiel (souviens toi de la loi 20/80), prends en note les idées plutôt que les phrases. Sélectionne les infos les + importantes.

3/ Reformule avec tes propres mots de manière concise

Matériel requis : 

1/Soit un cahier (on ne perd rien, idéal pour les bordéliques ^^) ou un classeur (on peut ajouter des documents et intercaler des fiches

2/ Plusieurs stylos de couleurs, des stabilos (à utiliser à bon escient, hein !!) pour mettre en valeur les points à retenir absolument

Comment présenter ses notes ? 

1/ Utilise le même format de papier pour tous les cours et n’écris que sur le recto. pour pouvoir ajouter des feuilles, découper, coller, et le verso des pages te permettra d’ajouter des mémos, des schémas, du vocabulaire, etc…

2/ Reprends le plan du cours

3/ Mets en valeur les titres et sous-titres

4/ Aère la présentation pour faciliter la mémorisation et vas à la ligne pour chaque nouvelle idée

5/ Utilise des abréviations, le langage SMS, des symboles (+, =, etc…)

6/ Dessine des schémas : pour certains concepts une image est plus parlante que des mots (flèches, organigrammes, camemberts, etc…)

Le but ultime de la prise de notes : 

Je suis en train de reprendre toutes mes notes de formation pour les informatiser. Mon objectif est d’avoir sous la main, partout et particulièrement sur mon lieu de travail, toutes mes notes de formation. N’oublie pas que si tu suis cette formation, c’est pour obtenir un diplôme certes, à court terme. Mais surtout pour avoir les connaissances et les compétences nécessaires pour assurer des tes futures fonctions. Tes notes informatisées deviennent une base de données. Et tu pourras continuer de l’alimenter bien après ta formation : tout au long de ta vie professionnelle !

Pour cela j’utilise Evernote :

C’est un logiciel de prise de notes sur ordinateur et sur navigateur internet, mais aussi sur smartphones et tablettes. Comme tu peux le voir sur l’image ci-dessous, l’application te permet de créer des carnets (mais ce n’est pas obligatoire) et de prendre des notes très facilement. Tu peux même y stocker des photos, des tickets de caisse, des factures, des documents scannés, etc… tu peux également l’utiliser pour organiser ta vie privée. C’est vraiment très simple à utiliser : plus simple que ça on meurt ! Et pourtant très efficace, car une barre de recherche te permets de retrouver une note avec juste un mot-clé en 5 secondes.

Donc c’est un gros travail pour moi mais je le fais au fur et à mesure. A toi de jouer, crée tes fiches papiers et informatise les sur Evernote pour les garder durablement et t’en servir tout au long de ta vie professionnelle.

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One thought on “Comment prendre des notes pour une formation de secrétaire médicale ?

  1. Bonjour
    J’ai suivi tes instructions à la lettre, à savoir reprendre les cours, en retenir que l’essentiel et noter ceci sur des fiches que j’insère dans un classeur matière par matière. Et j’utilise le stabilo de manière pondérée, promis .
    Remanier à ma manière et mes propres mots pour que cela soit le plus simple possible.
    Encore merci Anne-Sophie pour tous les conseils que tu donnes ça aide énormément. Continues ainsi c’est super.

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