Comment arrêter de courir comme un poulet sans tête ? (1/2)

poulet sans tête

 

« Quand on a pas de bras on a des jambes » …

Cette phrase vous l’avez déjà entendue, vous avez d’ailleurs certainement déjà vu des collègues partir dans toutes les directions.On croit qu’on n’arrive pas à faire tout ce qu’on a à faire parce qu’on manque de temps mais c’est faux : on ne fait pas tout car on est mal organisé, ou qu’on veut faire trop de choses en même temps.

La mémoire de notre cerveau est comme la mémoire Ram d’un ordinateur : elle n’est pas faite pour stocker trop de données. C’est pourquoi on a tendance à oublier les choses quand on a 36 000 trucs à faire. D’où la nécessité de tout noter dans un système externe (comme par exemple sur Evernote ou dans un carnet).
Je ne suis (malheureusement) pas quelqu’un d’organisée par nature. J’agis à l’instinct et je suis productive quand mon travail m’intéresse, sinon j’ai du mal à m’y mettre.

Alors que je travaillais en tant qu’assistante dans l’étude généalogique dont je vous ai parlé, mon chef d’équipe m’a dit « j’aimerais que vous vous organisiez mieux ».
Je dois reconnaître que je l’ai mal pris ce jour-là, mais je me suis remise en question. Je suis rentrée chez moi et j’ai constaté, compte-tenu du désordre colossal qui régnait dans mon appartement que j’avais un sérieux problème. Je l’ai toujours su mais ce jour-là j’ai eu un déclic et il se trouve que cette phrase a changé ma vie. Le lendemain je me suis rendue à la Fnac, au rayon « efficacité professionnelle » en quête d’un livre sur le thème de l’organisation. J’y ai découvert le best-seller de David Allen, « S’organiser pour réussir ».-, que je me suis empressée d’acheter.
Pour autant, l’enthousiasme a finalement laissé place à la déception : ce livre est (pour moi) très compliqué à comprendre, et il y a trop de concepts à retenir, bref c’est une vraie usine à gaz. Je me suis quand même accrochée et ai tenté de décrypter les notions importantes à comprendre et j’ai lu d’autres livres sur ce thème pour m’améliorer.
Aujourd’hui j’utilise ma propre méthode d’organisation (largement inspirée de la méthode GTD, mais simplifiée au maximum car le but d’une méthode d’organisation, selon moi est de simplifier les choses : une méthode trop compliquée ferait perdre trop de temps. D’autre part, je l’ai adaptée à mon activité, pour que ça convienne mieux à ma situation.
Utiliser cette méthode m’a littéralement changé la vie et est une des raisons principales de mon efficacité, aussi bien au travail que dans ma vie personnelle. Voici donc comment je m’organise.

# 1 : Collecter (avec les logiciels Evernote (Mac,PC et smartphones) et /ou Things (Mac)
Le principe :
Chaque jour, nous avons plein d’infos qui arrivent et plein de choses à retenir : la liste des courses à faire, l’Ebook à commander sur Amazon, la facture à envoyer au client X, l’article à écrire pour le blog, la séance de sport à caser entre deux rendez-vous, et bien d’autres.

Mais pour être créatif et productif, notre cerveau a besoin d’utiliser toute sa “mémoire RAM” et de déléguer toutes ces choses à retenir dans un système externe (Evernote ou le carnet papier). Plus on sollicite notre cerveau pour retenir ces informations, moins on a de place pour penser de manière créative et constructive. Selon David Allen, on doit donc se « vider la tête » régulièrement et poser par écrit (ou sur ordi) tout ce qui est en cours dans nos vies.

Ma façon de l’appliquer :
Avec un stage à plein temps et une boîte à lancer, j’ai évidémment des centaines de choses à retenir en permanence. J’utilise donc les outils de collecte suivants :
    • L’application Evernote sur mon iPhone. J’y note en vrac tout ce qui me passe par la tête quand je suis en vadrouille.
    • Je demande toujours aux gens qui me demandent de faire quelque chose pour eux de m’envoyer un mail pour avoir une trace écrite et être certaine de ne pas oublier d’effectuer la tâche en question
    • Au pire des cas, je note sur une feuille de papier si je n’ai pas accès à Evernote
    • Ces morceaux de papier finissent (au bout d’un temps plus ou moins long, d’où la meilleure efficacité des mails) dans une banette sur mon bureau, avec tout le courrier papier que je peux recevoir : factures, invitations, etc.
A noter que la phase de collecte convient aussi bien pour des tâches personnelles que professionnelles.
#2 : Trier
Le principe :
Une fois que tout est noté, il faut trier. Chaque tâche doit être analysée pour déterminer si c’est :
    • à faire immédiatement car cela va prendre moins de 2 minutes.
    • à faire plus tard car cela va prendre plus de 2 minutes ou que c’est à faire à un moment précis dans le futur ou encore qu’il s’agit d’une tâche qui dépend d’une autre
    • à conserver pour information
    • à jeter (il ne faut pas hésiter à jeter au maximum car on a trop tendance à garder des choses inutiles)
Comment je l’applique :
Chaque jour, je trie toutes mes notes Evernote, mes notes papiers ou mes mails à traiter.
J’ai créé une note « A faire » dans Evernote où j’inscris toutes les choses à faire donc, par demi-journée, par semaine et par mois.
En ce qui concerne les mails, à défaut de pouvoir (et de devoir) répondre à tous, je lis ou je parcours tous mes nouveaux mails chaque jour.
La plupart du temps, je me tiens a la règle des 2 minutes.
Et bien sûr, je jette, je jette, je jette. Et puis je jette encore.
#3 : Organiser
Le principe :
Une fois que j’ai défini les tâches de la note “à faire », je crée une nouvelle note dans Evernote pour chaque tâche importante.
Comment je l’applique :
Mes listes ont évoluées au fil du temps mais elles reviennent toujours plus ou moins à la même chose.
    • TRAVAIL : toutes les tâches qui concernent la création de mon entreprise
    • APPELS : tous les appels à passer, qu’ils soient perso ou pro : prises de rendez-vous, etc… J’ai assez peu de tâches dans cette liste puisque je travaille principalement par mail.
    • EN ATTENTE : Ici sont empilées toutes les tâches que je ne peux pas faire parce qu’elles sont en attente de quelque chose : je note ce que j’attends et je vérifie cette liste chaque jour.
    • COURSES : tout ce qui implique que je sorte de chez moi : aller à la pharmacie, demander un conseil à mon banquier, etc…
    • PROJETS. Ici sont centralisés tous les projets sur lesquels je travaille, qu’ils soient pro ou perso : organisation des vacances, planification d’une fête …
    • PLUS TARD : idées de projets à réaliser par la suite (je ne m’attelle qu’à deux projets à la fois, sinon je m’éparpille : il vaut mieux faire peu de choses bien que de faire plein de choses mal

 

Dis enfin STOP aux réponses négatives et décroche des tonnes d'entretiens !



2 thoughts on “Comment arrêter de courir comme un poulet sans tête ? (1/2)

  1. Gestion du temps, savoir s’organiser sont des notions importantes qu’il faut apprendre à maîtriser. Merci pour tous ces conseils. Ils me seront précieux. Il y a de nombreux automatismes à mettre en place. J’attends la suite avec impatience.

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