Comment être une secrétaire efficace ?

Etre professionnelle c’est se soucier des résultats, pas seulement des activités

 

Les dirigeants efficaces ne se disent pas “Quelles sont les tâches que je dois réaliser aujourd’hui ? », ils pensent ” Quels sont les résultats auxquels je dois parvenir ? “. Leurs taches deviennent alors les véhicules qui les conduisent à la destination à laquelle ils veulent aller. Certains d’entre nous travaillent chaque jour et ne pensent pas aux résultats, mais seulement à ce qui arrive dans leur boîte mail, ou le travail qu’ils n’ont pas eu le temps de finir la veille.

Votre façon de vous organiser peut être générale, sans détail. Mais pour être axée sur les résultats, vous devez plutôt commencer à visualiser le but final, et ensuite travailler en amont pour y parvenir. Une fois que vous travaillez avec le résultat en tête, cela devient facile de planifier ce qu’il faut pour arriver aujourd’hui à réaliser le projet « X » à la date prévue.

Dans le monde de l’entreprise, comme dans la vie, ce sont les résultats qui comptent. Souhaiter et espérer ne suffisent pas à parvenir au succès. Quels sont les résultats auxquels vous souhaitez parvenir ? Quand ? A quoi ressembleront les résultats ? Maintenant prenez une image du résultat que vous souhaitez obtenir et imaginez ce qui doit arriver et dans quel ordre les actions doivent se coordonner pour y parvenir.

L’aspect mental de la gestion du temps 

La gestion du temps a toujours été un défi pour les professionnels, et elle continuera à l’être jusqu’à la fin des temps ! Les gens pensaient que grâce à la technologie, la vie serait plus douce et plus simple, en réduisant les piles de papier au bureau, mais ce n’est jamais vraiment arrivé : certains employés se plaignent d’avoir plus de papier parce que maintenant ils impriment des mails en plus de leur courrier.

Il y a surement des jours où vous avez l’impression qu’il n’y a pas assez d’heures pour faire tout ce que vous avez à faire. Nous ne pouvons pas arrêter le temps et nous n’avons pas de contrôle sur le temps dans le sens où nous ne pouvons pas arrêter l’horloge ou revenir une heure ou deux en arrière. En revanche, nous pouvons gérer nous-même, nos pensées, nos projets et établir des priorités. Nous avons tous le même nombre d’heures dans une journée, ce que nous en faisons et comment nous organisons nos tâches ne dépend que de nous et nous devons prendre la responsabilité de notre agenda.

D’autre part, Vous pouvez avoir tous les outils du monde pour gérer des projets et des tâches mais ils ne feront rien de bon si vous n’êtes pas dans le bon état d’esprit. Par exemple, vous pouvez être formée à la méthode GTD, mais si vous n’êtes pas mentalement convaincue et persuadée que cela fonctionne, vous ne l’utiliserez pas efficacement. Vous pouvez avoir tous les types de logiciels pour la gestion de projets, calendriers muraux et portfolio pour accueillir vos projets papier, si vous n’êtes pas mentalement en phase avec son concept, cet outil ne vous aidera pas.

Voici quelques conseils puissants sur la nouvelle manière de travailler et de parvenir à de meilleurs résultats :

Premièrement : tuez le multitâche ! 

Oui, vous avez bien lu ! Alors que beaucoup de personnes dans votre entreprise se vantent d’être multitâche, il y a de nombreuses (et c’est un euphémisme ! ) recherches sur les effets négatifs du multitâche. J’ai fais des recherches sur le sujets et voici un extrait : (et si vous n’êtes toujours pas convaincue, faites vos propres recherches et vous serez surprise).

Nous faisons plusieurs choses en même temps en ayant l’impression de faire davantage de choses. En réalité notre productivité est diminuée de 40 %. Nous ne sommes en fait pas multitâches. Nous switchons les tâches, passons rapidement d’une chose à une autre, nous interrompons de manière non productive, et perdons du temps. (Source: Harvard Business review – Peter Bregman). 

 

En effet, le concept de multitâche est inapproprié. Le cerveau humain traite des informations de manière séquentielle et ne peut pas traiter deux tâches en même temps.  En fait, quand vous faites plusieurs tâches en même temps vous ne faites que switcher d’une tâche à l’autre. Ce mouvement entre les tâches a un coût : tout d’abord c’est moins efficace. La recherche a montré que chaque fois qu’une personne passe d’une première tâche à une seconde, il ajoute en moyenne 25 % de temps en plus pour finir la première tâche. Cela affecte également la qualité du travail : quand quelqu’un passe d’une tâche à une autre il ne va pas autant dans le détail qu’il le ferait s’il n’avait qu’une tâche à effectuer.

Fuyez les voleurs de temps !!!!

Il y a beaucoup d’activités tout au long de la journée qui vous font perdre du temps. Prises individuellement, elles prennent peu de temps mais mises bout à bout elles peuvent vous faire perdre des minutes voire même des heures !

Procrastination 

Ne pas remettre au lendemain une tâche qui doit être faite aujourd’hui. Soldez les tâches rapidement (faites une tâche immédiatement si elle prend moins de 5 minutes). Souvenez-vous et utilisez cette règle : ne lisez vos courriers et n’ouvrez vos mails qu’une seule fois par jour.

Interruptions extérieures 

Demandez poliment à vos collaborateurs de ne pas vous déranger à votre bureau. Voici trois méthodes pour le faire avec tact :

⇒ Ne posez pas votre stylo et ne vous arrêtez pas de travailler. Ne vous relaxez pas et ne pliez pas les bras. A la place, penchez-vous vers l’avant ou redressez-vous. Ne levez les yeux que pour dire « Bonjour Laurent, en quoi puis-je vous aider ? » ou « Salut Laurent, que puis-je faire pour toi ? ». Montrez à Laurent que vous ne laissez pas tomber votre travail pour discuter avec lui. Vous l’accueillez et lui proposez votre aide.

Si la personne n’arrive pas à comprendre ces signes, attrapez votre téléphone et faites mine de composer un numéro ou tournez-vous vers votre ordinateur et commencez la saisie.

 Soyez sympa mais directe. Vous pouvez dire « Laurent, j’aimerais te parler mais j’en suis à la moitié de mon travail. Nous pourrons peut être discuter à l’heure du déjeuner ou plus tard dans la journée ».

Etapes perdues 

Fixez-vous des sous objectifs pour parvenir à votre objectif. Organisez votre travail logiquement. En fonction des tâches que vous devez faire pour éviter des déplacements inutiles. Par exemple mettre de côté des documents à photocopier et prévoir de n’y aller que 2 à 3 fois par jour, à moins qu’il ne s’agisse d’un document urgent vous pouvez les mettre de côté pour tout faire en même temps. Vous pouvez gagner encore plus de temps en vous assurant que vous avez tout ce dont vous avez besoin avant de quitter votre bureau.

Le manque de détail

Lorsqu’on vous donne une tâche à effectuer ou un projet à réaliser, faites en sorte de demander toutes les informations dont vous avez besoin en une fois. De façon à ne pas retourner voir la personne qui vous a donné la tâche 36 fois. Les gens vous donnent souvent quelques informations plutôt que l’image entière. Imaginez un puzzle. La personne qui vous demande d’effectuer cette tâche voit l’image entière. Cependant lors qu’il vous indique ce que vous devez faire, il peut vous donner qu’une petite pièce du puzzle. Cela vous rend la tâche plus difficile, génère des erreurs de votre part et vous oblige à refaire le travail, parce que les pensées et besoins n’ont pas été définis clairement. Aidez les autres à vous donner les détails requis pour faire le travail de votre mieux et de la manière la plus efficace en posant des questions et reformulant ce que vous pensez avoir compris.

L’incapacité de dire « Non »

Bien sûr vous voulez aider, mais comment faire si vous êtes déjà débordée ? Comment décider quand répondre non à une demande ? Demandez-vous si cela fait partie de votre travail. Si ce n’est pas le cas, est-ce un moyen de faire avancer votre carrière ou d’en tirer un avantage ?

Les astuces de cet articles peuvent être déclinées dans d’autres situations de votre vie dans lesquelles vous voudriez être plus efficace (vous n’avez qu’à changer les personnages, et remplacer par un membre de votre famille ♥ par exemple). Si vous voulez aller plus loin et être au top en matière d’efficacité, vous pouvez télécharger mon ebook “devenez assistante sans formation” en cliquant ici. Vous faites comment pour être efficace vous ????  

 

 

Recherches utilisées pour trouver cet article :Secretaire être plus efficace.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.